中華民國物理學會協辦、聯合主辦學術研討會辦法

98年4月20日常務理事會通過
98年6月6日理監事會通過
106年1月17日常務理事會通過
106年1月17日理監事會通過

1.中華民國物理學會(PSROC Taiwan),以下簡稱物理學會,依據本辦法進行協辦、聯合主辦學術研討會相關事宜。
2.該研討會計畫書需提報至常務理事會同意,並報備理事會。

3.該研討會籌備小組應主動邀請至少1名學術處代表或理監事擔任其成員。

4.物理學會依下列協辦、聯合主辦學術研討會各項業務,分別收取費用:

4.1 該研討會各項收入,包括廠商贊助參展費、註冊費、協辦/合辦單位贊助款、各機構補助款及會議 相關收入得以由物理學會協助收款及核銷單據。若總收入的金額若低於200萬,需提供收入之10%管理費給學會;若總收入的金額超過200萬以上,超過之金額數另以2%計算管理費。
4.2 收款過程若使用物理學會第三方支付平台、刷卡機等,該部分收入總額需提供物理學會2%金流處理費。
4.3 收款過程若使用物理學會線上金流系統、承租刷卡機收款或現場專人收款,大會需全額負擔相關衍生性費用;物理學會不提供專人收款、承租刷卡機等相關衍生服務。
4.4 若非由物理學會主動提出主辦研討會,但需由物理學會以聯合主辦單位身分協助申請外籍人士入台、申請補助款及其他會議所需品項,則須由籌備大會備妥所需文件由物理學會審核通過後送件。申請過程中若需要物理學會之內部文件亦得提出申請,由物理學會核准後得使用。關於此項業務,物理學會得視人力及工作量情況決定是否提供協助。(以上協助事項代收為得酌收總收入1-5%之行政處理費,於合作簽約中明訂之。)

5.收入進帳後得於會議前申請可報銷數額內之預付款,會後提供相等數額單據沖銷。若以個人薪資方式取款可以領據核銷(註記身分證號、戶籍地址等),需負擔所衍生之所得稅額、二代健保費自付數額及雇主負擔數額等。

6.報銷單據應詳列活動項目內容。各項支出須以合法單據由學會代為核銷。

7.研討會結束後3個月內結報所有單據。年底舉辦之研討會亦需於當年度完成單據核銷。

8.本辦法經理監事會議通過後實施。